par Heather Hudson

Heather Hudson, auteure et rédactrice à la pige, a dispensé de nombreux ateliers sur la façon de rédiger en langue simple au gouvernement, dans le secteur privé et dans le secteur à but non lucratif.

Il est difficile de comprendre l'anglais, plus difficile encore de le parler, mais l'écrire est une chose que bien des personnes nées au Canada ne parviennent jamais complètement à faire.

La plupart d'entre nous communiquent par écrit tous les jours pour des raisons professionnelles ou personnelles. Il peut s'agir de quelque chose d'aussi simple que de rédiger une note à l'intention de notre conjoint(e) ou d'envoyer un courriel à un ami. Lettres d'accompagnement, curriculum vitae et correspondance avec les employeurs, les services d'immigration et les représentants du gouvernement font partie de la vie de la plupart d'entre nous. Il est en fait pratiquement impossible de ne pas avoir à écrire.

Pour bien communiquer, il est important d'être exact, articulé et précis. Les conseils suivants vous aideront à bien rédiger et à le faire avec professionnalisme. C'est en forgeant que l'on devient forgeron.

Q : Qu'est-ce qu'un pianiste de concert, un joueur de basketball professionnel ou un écrivain ont en commun ?

R : Leur virtuosité est directement fonction du temps qu'ils ont passé à pratiquer.

Il faut beaucoup de temps, d'effort et de détermination pour se donner les muscles et la dextérité nécessaires pour exceller dans les sports, la musique, la conduite automobile ou dans quoi que ce soit d'autre. Il en est ainsi avec l'écrit. Il faut écrire pour avoir une bonne plume.

Pour vous perfectionner, essayez de tenir votre journal. Mettez vos pensées par écrit, faites un compte rendu de vos journées, décrivez le temps qu'il fait ou vos plans pour l'avenir. Écrivez avec l'idée que vous avez un lecteur même si vous ne voulez montrer à personne ce que vous écrivez. Vous aurez peut-être au départ de la difficulté à trouver les mots pour vous exprimer mais, à mesure que le temps passera, il vous deviendra de plus en plus facile de vous servir des mots d'une façon qui frappera les autres. Connaissez bien votre lecteur.

Il n'y a rien de plus frustrant que d'avoir à relire une communication deux ou trois fois pour arriver à comprendre ce qu'elle veut dire. Il se peut qu'un lecteur se blâme de son manque de compréhension, mais le vrai coupable est souvent l'auteur et non pas le lecteur. Si l'auteur ne se donne pas la peine de présenter le contenu de son texte de façon que le lecteur comprenne, il ne se fera pas comprendre.

La prochaine fois que vous écrirez quelque chose, posez-vous d'abord les questions suivantes :

• Qui est mon lecteur ?
• Que veut-il savoir ?
• Qu'est-ce que je veux lui dire ?

Se faire une image mentale de son lecteur est un bon moyen de décider du ton et du style à adopter. S'il s'agit d'un document officiel destiné à un employeur ou à un représentant du gouvernement, il pourra être bon d'adopter un ton plus officiel. Si c'est pour transmettre des renseignements, il vous sera utile de savoir ce que votre lecteur sait déjà car cela vous permettra de ne lui dire que le nécessaire. Le lecteur est beaucoup plus réceptif lorsqu'un document s'adresse directement à lui.

Faites-vous un plan

Avez-vous déjà remarqué que lorsque vous vous rendez au marché ou au centre d'achat sans avoir une idée claire ou une liste de ce que vous voulez acheter que vous finissez par trop dépenser ou ne rien acheter du tout ?

La même chose se produit lorsque vous commencez à écrire sans avoir d'abord fait un plan : au lieu de trop dépenser d'argent, vous êtes trop prodigue en mots ou encore vous n'en mettez pas assez pour exprimer ce que vous voulez dire. C'est le lecteur qui en sortira perdant puisqu'il devra se résigner à ne pas trop savoir ce que vous voulez dire ou vous lire plus longtemps que nécessaire pour parvenir à comprendre.

La prochaine fois que vous aurez à écrire, prenez le temps de mettre les points que vous voulez aborder sur papier et mettez-les par ordre d'importance. Ce plan vous aidera à ne pas sortir du sujet et fera en sorte que les renseignements les plus importants, ce que le lecteur doit savoir, viendront en premier lieu. Ces principes vous garderont dans la bonne voie et feront que tout ce que vous aurez à dire sera là.

Écrivez avec clarté et concision

Les grands mots, les phrases mal construites et les paragraphes touffus sont durs à lire. À l'école, les étudiants pensent souvent qu'ils doivent se servir de mots savants pour montrer qu'ils ont du vocabulaire et aussi, pour donner à leur dissertation la longueur exigée par le professeur. Dans la vraie vie, ces principes ne s'appliquent tout simplement pas. Les gens sont occupés ou distraits par autre chose et ils veulent savoir ce que vous avez à dire le plus rapidement et le plus clairement possible.

Le gouvernement, les organismes juridiques, les compagnies d'assurance et les institutions financières voient à ce que leurs communications soient faciles à lire pour éviter la confusion chez le client. Voulant savoir ce que sont ses besoins, ils reconnaissent qu'il est payant d'écrire avec simplicité et précision. Exemple de mauvaise et de bonne formulation :

Mauvaise formulation : "Comme suite à notre conversation téléphonique du 9 février, il a été fait en sorte que le compte à votre nom soit revu de façon qu'il reflète votre situation actuelle."

Bonne formulation : "Comme nous l'avions décidé le 9 février, j'ai mis votre compte à jour."

La lecture comme guide

Lorsque vous apprenez à parler anglais, il est utile d'écouter parler les autres, que ce soit à la radio, à la télévision ou dans les films. Même principe pour l'écrit. Celui qui écrit bien lit des choses bien écrites. Les articles de journaux et de magazines sont d'excellents exemples de la façon dont les auteurs ciblent leurs lecteurs, se servent du ton qui convient et donnent l'information qu'il faut dans un ordre cohérent et en mots clairs et concis.

Trouvez-vous des auteurs dont vous aimez le style et essayez de lire tout ce qu'ils ont écrit. Vous perfectionnez votre écrit lorsque vous lisez des choses bien écrites.

Apprendre à écrire est l'affaire de toute une vie, que l'anglais soit votre langue maternelle ou votre deuxième ou troisième langue. La plupart d'entre nous n'écriront jamais avec autant de brio que Shakespeare, mais si nous avons une bonne idée de ce qui rend un document intelligible la communication en deviendra pas mal plus facile à tous les points de vue dans la vie.

CNM